Cкладской учет на предприятии

В этой статье мы подробно рассмотрим, как организовать складской учет на предприятии. Учет на складе важен для любой компании. При правильно настроенном учете запасов и документооборота эффективность обработки товаров значительно возрастает. Складской учет - это не только один из важнейших и главных элементов работы любой компании, но и ответственный подход за контролем движения товаров на складе и не только. Выбор правильного и проверенного подхода к организации учета на складе позволяет заранее избежать ошибок возникающих в работе и потерю денежных средств.

Учет всех материальных запасов на складе регламентирован приказом Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 года №44н. Положение по бухучету ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», регулирует складскую деятельность. Согласно этому акту был составлен список лиц, имеющих право вести складской учет, а также установлен перечень материальных ценностей (МПЗ).

В любой компании, планирующей успешную деятельность, рано или поздно возникнут вопросы по учету запасов: что это, как правильно вести, каковы нюансы и риски, требования и т.д. Это далеко не полный перечень возникающих вопросов, но прежде чем разобрать основные моменты, вам необходимо знать следующие термины, которые составляют основу этой отрасли.

Склад - это специально созданное и оборудованное помещение для временного или постоянного хранения товаров и подготовки их к использованию на производстве или доставке покупателю. Материально-производственные запасы (МПЗ) – это изделия, которые являются вспомогательными или готовыми к продаже в производственном цикле. На основании п.2 ПБУ 5/01, ими являются:

• Материалы, сырье, полуфабрикаты, используемые для дальнейшего производства продукции или иной деятельности оказывающей услуги;
• Ценности или товары, предназначенные для продажи;
• Финансовые активы, необходимые для поддержки и обеспечения бытовых и управленческих потребностей склада или предприятия.

В МПЗ не входят:

• активы, характеризуемые как незавершенное производство
• активы, которые предполагается использовать в течение длительного периода (более года) - в этом случае это уже не производственные запасы, а основное средство.

Складской учет – это необходимый процесс и важная часть для осуществления постоянного контроля, учета и уточнения товаров на складе. Это влияет не только на ход производства и процессы, но и на весь бизнес в целом.

Правильная организация складского учета – это только половина успеха деятельности компании. Организацию складского учета на предприятии осуществляет главный бухгалтер, а непосредственное заполнение регистрационных форм возлагается на соответствующих материально ответственных лиц (далее МОЛ).

МОЛ – заведующий складом, кладовщик, экспедитор и другие. Заключается трудовой договор с указанием должностных обязанностей и уровнем ответственности в случае утери складского имущества, со всеми должностными лицами. Так же следует составить список лиц, уполномоченных подписывать документы о приеме и вывозе товаров со склада.

Законодательством Российской Федерации были утверждены специальные регистрационные карточки, которые необходимы для регистрации всех операций, происходящих на складе. Основные операции включают:

• Прием товаров, сырья или материала от поставщика
• Проверка соответствия товара всем реальным характеристикам, указанным в сопроводительной документации
• Контроль сроков годности, правильность размещения на складе
• Перемещение товара между складами или внутри склада
• Выпуск товара со склада для отгрузки потребителю или на производство

Постоянно собирая, обрабатывая и сохраняя эту информацию, вы можете эффективно управлять всеми процессами, происходящими на складе. Проанализировав все складские операции, становится возможным:

Контролировать:
• товарные остатки, зная, что, где, в каком количестве находится;
• сроки годности;
• движение товаров на складе и между складами.
Оптимизировать:
• полноту запасов;
• объемы продаж;
• схемы организации хранения товаров;
• процедуры взаимодействия с поставщиками;
• товарооборот.

Виды складского учета:

• Ручной. Размер и количество транзакций небольшие, и все можно записать в рабочей тетради.
• Учет с помощью простых программ. Не сильно отличается от учета вручную, хотя Вы можете ввести больше данных, чем в тетради. На самом деле, этот метод тоже ручной, хотя некоторые расчеты выполняет тот же Excel.
• Автоматизированный. Работает с помощью программ управления запасами.
• Комплексная автоматизация. Контроль не только над запасами, но и над всем остальным - продажами и покупками, торговыми площадями и т.д.

Учет на складе необходим для того, чтобы предотвратить потерю и повреждение товара на территории складского помещения. Денежная сумма, потраченная на внедрение и построение автоматизированной системы склады, окупается практически мгновенно, буквально впервые дни. Перед тем, как организовать учет, необходимо установить для материалов следующие параметры:

• Количество и номенклатура товаров, их остаток на складе
• Объем продаж
• Срок годности товаров
• Сроки отчетного периода
• Оборот товаров в соответствии с их группами

Во-первых, для грамотной и успешной работы любого предприятия необходимо реализовать организационные меры по улучшению и повышению качества производственного процесса. Для того чтобы предотвратить попадание на склад бракованных или не соответствующих сопроводительной документации товаров, необходимо правильно проводить приемку. Чтобы внедрить одну из систем учета, следует провести инвентаризацию и четко знать объем и товарный ассортимент. Система учета обеспечит долгосрочную стабильность и эффективность работы не только склада, но и компании в целом.

1. Сортовой. Товары хранятся по сортам и наименованиям, новые партии совмещаются с остатками старых. Время поступления на склад и стоимость не учитывают. Учет ведется в товарной книге, по каждому сортовому продукту ведется отдельный лист.

• К достоинствам этого метода можно отнести: оперативное регулирование остатков на складе, экономное использование складских площадей, направленное хранение товаров
• Недостатки: повышенные трудозатраты, невозможность разделить однотипные товары по цене и времени прибытия.

2. Номенклатурный. Это одноуровневый учет, где продукты не классифицируются, и каждый продукт имеет свою карточку. Карточка заводится на каждый товар. Этот метод отлично подходит для компаний с небольшим оборотом.

3. Партионный. Товар хранится партиями, каждая партия может содержать товары разных видов и наименований. Для скоропортящихся товаров важно применять этот метод. Каждая партия имеет свою карточку, в которой указывается наименование товара, артикул, качество, цена, количество, дата поступления, движение на складе. При хранении товаров партиями гораздо лучше контролируется безопасность, а вероятность повторной сортировки сводится к минимуму. Могут использоваться как основной, так и дополнительный способ учета.

• Преимущества: улучшенный контроль незавершенных заказов, снижение потерь, возможность реже проводить инвентаризацию склада.
• Недостатком данного метода является следующее: нерациональное использование складской площади, невозможность оперативного учета номенклатуры, что значительно затрудняет оптимизацию складской площади, что сказывается на эффективности управления всем складом.

4. Партионно-сортовой. Товары могут быть выставлены и храниться партиями, а затем разделены на типы в каждой партии. Этот способ пригодится при работе с большим ассортиментом, что позволяет более эффективно следить за сохранностью товара.

Перечисленные варианты учета можно применять как последовательно, так и совместно. Каждый из методов требует документального оформления. Выбирать способ учета следует исходя из специфики ассортимента склада и особенностей работы с поставщиками. Выбранный вариант необходимо зафиксировать в учетной политике компании.

Склад используется для хранения и подготовки товаров к отгрузке в производственный цикл или другим потребителям. Как правило, его чаще всего используют для хранения на определенный срок таких запасов, как:

• Товары для продажи
• Готовая продукция, место назначения которой еще не установлено
• Сырье для производства
• Запасные части, детали, комплектующие, необходимые для ремонтных работ.
• Спецодежда и средства индивидуальной защиты для рабочих
• Оборудование необходимое для производства и т.д.

Существует 3 основные типа складских помещений, обеспечивающие различные функции:
1. Первый основан на функционировании

• Материальный – они необходимы для сохранения ценностей, используемых в производственном процессе.
• Внутрипроизводственный – иногда называемый «вне цеха» или «внутри цеха», в котором хранятся активы, необходимые для обеспечения бесперебойной работы всего предприятия.

2. По типу материалов

• Универсальные – практически все запасы приемлемы для хранения.
• Специализированные – адаптированы под конкретные объекты.

3. Место расположения

• Централизованные
• «Промежуточные» - располагаются на территории предприятия

Должностной состав склада зависит от размера организации, где-то хватает заведующего складом и мультизадачных сотрудников. По мере роста бизнеса его легче разделить на отделы, где вводятся требуемые должности. В крупных компаниях необходимо наличие отдела контроля, технологов, приемной, размещения, комплектации, грузчиков, специалистов по документообороту и др.

Обычно склад состоит из грузчиков, уборщиц, кладовщиков и менеджера. Функциональность грузчиков и уборщиков объяснять не нужно. Работа кладовщика - прием товара, проверка сопроводительной документации на товар, внесение сведений о товарах в бухгалтерскую документацию, оформление расходных документов, переучет. Заведующий складом несет материальную ответственность за товарные и материальные ценности. Его задача - организовать работу команды, контролировать все, что происходит, за доходами и расходами, внутренним движением товаров.

Поскольку МПЗ, составляют значительную часть корпоративных активов, уполномоченные лица несут финансовую ответственность за возможные проблемы и нарушения при работе с ними. Эти моменты четко зафиксированы в трудовом договоре, заключенном с ответственными работниками склада.

Чтобы обеспечить стабильную и правильную систему работы склада, всегда был порядок, есть много вещей, которые нужно учитывать и следовать, например:

• Хранение каждого вида, марки, размера, партии целиком и в отдельной ячейке
• Использование точных и находящихся в рабочем состоянии измерительных приборов
• Осуществлять приемку товара с одной стороны складского помещения, а отгрузку со склада с противоположной стороны
• Эффективное и рациональное использование свободной площади склада
• Правильное размещение устройств для автоматизации работ и процессов, осуществляемых на складе
• Первоочередность выдачи однородных товаров необходимо осуществлять в порядке их попадания на склад

К основным складским процессам относят:

• проверка товара от поставщиков;
• проверка товаросопроводительных документов;
• внесение информации о полученных товарах в бумажные или электронные регистрационные формы;
• доставка товаров со склада в торговую зону или напрямую покупателям на основании расходных документов;
• включение в бухгалтерские ведомости информации об отгруженных товарах;
• инвентаризация;

Это учет доходов и расходов. Это еще и внутрискладской учет, где фиксируется движение материалов между складами. И, наконец, это бухгалтерские книги, куда ответственные лица вносят данные о перемещении объектов хранения во времени. Учетные бумаги складского учета легко понять, так как их немного, и большинство из них имеют формы, утвержденные правительством. Поскольку перемещение товаров осуществляется внутри одного предприятия, редприниматели вправе вносить изменения в документы складского учета, разработанные под специфику своей деятельности. Главное, чтобы они соответствовали положениям закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Для правильной организации складского учета необходимо, помимо должностных инструкций материально ответственных лиц, подготовить и утвердить следующие документы в рамках учетной политики или иных локальных нормативных актов компании:

• Формы первичных учётных документов, используемых для учета хозяйственных операций с МПЗ
• Устанавливаются формы складского учёта (карточки, выписки и т.д.), порядок ведения и хранения.
• Регулирование документооборота. В этом положении необходимо указать перечень хозяйственных операций, которые должны быть отражены в складском учете.
• Для некоторых организаций необходимо определить стандарты инвентаризации и стандарты расходов (выпуска в производство) для соответствующей номенклатуры инвентаря.

Любая операция, которая происходит на складе с МПЗ, должна быть должным образом отражена в соответствующей документации. Другими словами, это также называется первичной документацией. Указывает и формализует все процедуры, проводимые с товарами на складе. К основным документам относятся:

• МХ-1, для приема товара от поставщика на хранение
• МХ-3, выдается при возврате ранее сданных товаров
• М-2, позволяет принимать определенные товары со склада другой компании
• М-4, ведет учет запасов от поставщиков
• М-7, указывается вся доступная информация по товару
• М-8, контролирует соблюдение регламента выдачи ограниченных средств со склада, предназначенного для производственных нужд
• М-11, отслеживает динамику МПЗ внутри компании и между ее подразделениями
• М-15, сопровождает отпуск МПЗ другим организациям
• М-17, осуществляет учет МПЗ непосредственно на складе

Перечисленные выше документы, конечно, не полный перечень, но они отражают тот факт, что вы проводите определенные операции с товарами на складе. Независимо от того, кто будет выполнять эти действия, человек или автоматизированная система, эти процедуры для правильного выполнения и заполнения документации в любом случае занимают некоторое время и требуют определенного объема работы.

Помимо первичной документации, складские работники должны регулярно оформлять:

• отчеты для руководства (согласно внутреннему регламенту);
• реестры учетных документов;
• вести реестр складского учета – управляющий склада ежемесячно вносит сводные данные в отчеты кладовщиков.

Каждая компания заинтересована в собственном продвижении на рынке. Чтобы избежать финансовых потерь, рекомендуем придерживаться следующего алгоритма действий:

• Поставщик доставляет продукцию вместе со всех необходимой сопроводительной документацией
• Проверка терминалов сбора данных и сравнение фактических данных с записанной информацией
• Заполнение журнала регистрации
• Отгрузка товара на склад и оформление приходной накладной
• Правильное оформление внутренней документации ТОРГ-12
• Создание кассового ордера
• Распечатка инвентаризационной информации и ее последующая редакция

Современные производственные и технологические процессы могут значительно ускорить и облегчить человеческий труд. Внедрение автоматизированных систем значительно сокращает время, необходимое для создания и составления документации, а также позволяет удаленно контролировать все выполняемые процессы. Анализ остатков на складе, распределение объектов по складским площадям, управление избыточностью - все это стало доступно не только благодаря автоматизации, которая значительно облегчает процесс инвентаризации и помогает увеличить полезную площадь.

Основными преимеществами автоматизации складского учета являются:

• Оперативное заполнение складских и бухгалтерских документов по шаблонам и справочникам;
• Наличие опций контроля над различными статусами товара («получен», «отправлен»), его количественными характеристиками («много», «мало», «готово»), потребительскими свойствами («истекает срок годности»);
• Выгрузка и печать документов в легко настраиваемых форматах;
• Интеграция систем автоматизации склада с бухгалтерским ПО;
• Удаленный доступ ко всей системе управления запасами через интернет;
• возможность оперативно анализировать баланс, составлять четкие планы закупок;
• Получение статистики продаж по каждой товарной группе или номенклатуре товара;
• Распределение товаров по складским площадям;
• Контроль сроков хранения товара в каждой партии;
• простая инвентаризация;
• Снижение количества ошибок в документах и их незамедлительное устранение;
• Одновременный учет товаров в разных единицах измерения;
• увеличение эффективной площади склада.

Выше, приведены лишь преимущества базовой автоматизации склада. Но они тоже могут значительно снизить затраты и повысить прибыльность торговой деятельности. Поэтому автоматизированный учет материалов и товаров сейчас как никогда актуален.

Есть много разных программ, но самая популярная - «1С». Данная программа позволяет одновременно фиксировать более одного направления экономической деятельности организации. Контроль осуществляется за правилами продаж, ресурсами, средствами, закупками и доставкой. Основными преимуществами «1С» являются простота использования, отличное соответствие законодательству РФ и возможность вносить коррективы с учетом индивидуальных требований.

Склад – важная составляющая любого предприятия, прибыль компании в целом зависит от эффективности и качества системы бухгалтерского учета организованного склада. Вести складской учет вручную сложно, особенно если на складе хранится много единиц различных товаров. Кроме того, ведение журнала вручную значительно затрудняет анализ поставок, отгрузок и инвентаризации. В совокупности эти факты приводят к снижению скорости складирования и, как следствие, снижению прибыли компании. Чтобы избежать складских рисков, используется автоматизированный складской учет, который часто бывает более эффективным при использовании специализированного программного обеспечения. Таким образом, вы можете не только удаленно отслеживать движение товаров в режиме реального времени, но и в целом отслеживать и контролировать процессы, происходящие на складе, а также контролировать просроченные товары и многое другое.